Kan Excel være en trussel mot firmaets eksistens?
Jeg ramlet over denne artikkelen på LinkedIn, og fikk øynene opp for risikoen ved såkalte «user-created» forretningsløsninger.
Ofte er det en person, kanskje en CEO men i grunnen en hvilken som helst rolle, som løser sitt konkrete problem ved hjelp av Excel. Lager sitt eget fakturasystem på utsiden av regnskapssystemet, kundesystem på utsiden av CRM-systemet, ect. Det viser seg gjerne ekstremt verdifullt der og da, men etterhvert som det sementerer seg og vokser skjer flere ting;
- «Governance» av løsning, system og prosess blir vanskelig (dette startet allerede første gangen regnearket ble opprettet)
- Det blir uoversiktlig og vanskelig å vedlikeholde
- Det oppstår større og større risiko når formler, konstanter og endringer vokser på seg. Denne risikoen kan bli veldig dyr for firmaet.
Forskning viser at firma som er lojale mot sine officielle prosesser, systemer og løsninger har mye mindre risiko for å foreta beslutninger basert på feilaktig underlag (så som at ikke alle linjene i et regneark er med i summasjonen).
Ikke visste jeg at det finnes kurs i «Excel Risk Management» og at det finnes et «European Spreadsheet Risk Interest Group«, men det gjør det altså. Like like visste jeg at disse prosessene kalles «Shadow IT».
Med dette slår jeg et slag for solide og robuste forretningssystemer som støtter de aktuelle forretningsprosessene på en effektiv måte.
Dramatisk eksempel fra virkeligheten (krever desverre abonnement fra Stavanger Aftenblad): http://www.aftenbladet.no/nyheter/lokalt/stavanger/Alt-om-folkeavstemningene-i-Stavanger_-Sandnes-og-Sola-3935044.html